1. OBJETIVO:

Establecer una metodología para seleccionar y evaluar a todos los proveedores TRONCALES DE COLOMBIA SAS, con el fin de brindar al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo un permanente monitoreo de todos los actores involucrados en las operaciones de la organización.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para todos los proveedores involucrados dentro de la operación de TRONCALES DE COLOMBIA SAS.

3. RESPONSABLE:

Encargado del SG-SST.

4. DEFINICIONES:

Contratista: Persona natural o jurídica que suscribe un contrato para la ejecución de una actividad o prestación de un servicio por un precio determinado, asumiendo todos los riesgos para realizarlos con sus propios medios, con libertad y autonomía técnica.

Contratista Crítico: Contratistas que prestan servicios que tienen gran impacto en la seguridad o salud de sus trabajadores.

Proveedor: Una organización o persona que suministra un producto.

Proveedor Crítico: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto puede afectar la seguridad o salud de los funcionarios de la entidad.

Proveedor no Crítico: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio ofrecido por la organización.

Seleccion de Proveedores y Contratistas: Proceso mediante la cual se logra la validación o aprobación de ciertas características por parte de proveedores y contratistas, para evidenciar que se encuentran dentro de las políticas y estándares mínimos de calidad para satisfacer adecuadamente las necesidades de la organización.

EVALUACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Proceso mediante la cual se evalúa el permanente cumplimiento, por parte de los proveedores y contratistas, de las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de la entidad.

RESPONSABLE:

Se considera responsable la persona encargada del SG-SST.

ACTIVIDADES

Selección de proveedores: Para el proceso de selección de proveedores, TRONCALES DE COLOMBIA SAS, ha determinado una serie de características con el fin de garantizar la calidad y la estabilidad del servicio que ofrece; para esta selección se tiene como base el formato “Formato selección de proveedores” (TDC-SST-FSP) donde se evalúan características tales como:

* Imagen y calidad.

* Precios.

* Facilidades de pago.

* Tiempo de enrega.

* Devoluciones (producto).

* SG-SST.

* Garantía del trabajo realizado.

Para cada uno de los ítems antes mencionado se determinaron 3 criterios dentro de cada uno, para un total de 21 puntos, que equivaldrían al 100% de la evaluación, dentro de un formato llamado “Formato para la selección de proveedores” (TDC-SST-FSP). Luego de realizar la evaluación y determinar el puntaje correspondiente se deben tener en cuenta los siguientes criterios para la selección:

Finalmente, y con base en el resultado posterior a la evaluación, debe determinarse e informarse por escrito la decisión de selección o no del proveedor.

Evaluación de proveedores: Como herramienta para la mejora del sistema de gestión y con el fin de mantener una relación mutuamente beneficiosa, TRONCALES DE COLOMBIA SAS realiza evaluaciones periódicas del desempeño de todos los proveedores. La evaluación de proveedores debe realizarse cada 6 meses, con el fin de poder determinar si se mantienen o no las condiciones mínimas de selección y decidir si se debe mantener o no la relación comercial. Para esto la empresa ha diseñado un formato llamado “Formato de evaluación de proveedores” (TDC-SST-FEP) como base para realizar la evaluación, donde se miden criterios de calificación que se deben evaluar de la siguiente manera:

Imagin y Calidad

* 5 si todos los pedidos se entregan con optima imagen y calidad.

* 4 si solo el 80 % de los pedidos se entregan con optima imagen y calidad

* 3 si solo el 60 % de los pedidos se entregan con optima imagen y calidad.

* 2 si no se entregan casi pedidos con optima imagen y calidad.

Precios

* 5 si todos los pedidos tiene un acuerdo de precio justo.

* 4 si solo el 80 % de los pedidos tiene un acuerdo de precio justo.

* 3 si solo el 60 % de los pedidos tiene un acuerdo de precio justo.

* 2 si n casi todos pedidos no tiene un acuerdo de precio justo

Facilidades de Pago

* 5 si todos los pedidos tienen facilidades de pago.

* 4 si solo el 80 % de los pedidos tienen facilidades de pago.

* 3 si solo el 60 % de los pedidos tienen facilidades de pago.

* 2 si n casi todos pedidos no tienen facilidades de pago.

Tiempos de Entrega

* 5 si todos los pedidos se entregan antes del tiempo de entrega pactado.

* 4 si el 80 % de los pedidos se entregan durante el período de entrega pactado.

* 3 si el 60 % de los pedidos se entregan durante el período de entrega pactado.

* 2 si se entregan muchos pedidos fuera del período de entrega pactado.

Cumplimiento especificaciones

* 5 si todos los pedidos cumplen las condiciones.

* 4 si el 80 % de los pedidos cumplen.

* 3 si el 60 % de los pedidos cumplen.

* 2 si el 40 % de los pedidos cumplen

Cumplimiento de requisitos seguridad y salud en el trabajo

* 5 si cumplen con afiliación de trabajadores y pago de aportes mensuales al SGSSS, uso de EPP, normas del SG-SST.

* 4 si hay incumplimiento de un colaborador del proveedor o subcontratista de los requisitos del SG-SST.

* 3 si hay incumplimiento de requisitos contractuales de SG-SST o varios colaboradores del proveedor o subcontratista incumplen requisitos de seguridad y salud en el trabajo

* 2 si hay incumplimientos sistemáticos del proveedor o de sus colabores y/o subcontratistas de los requisitos de seguridad y salud en el trabajo.

Respuesta a reclamos

* 5 si todos los reclamos son respondidos a satisfacción.

* 4 si el 80 % de los reclamos son respondidos a satisfacción.

* 3 si el 60 % de los reclamos son respondidos a satisfacción.

* 2 si el 40 % de los reclamos son respondidos a satisfacción

Asistencia

* 5 si todas las solicitudes son respondidas a satisfacción.

* 4 si el 80 % de las solicitudes son respondidas a satisfacción

* 3 si el 60 % de las solicitudes son respondidas a satisfacción

* 2 si el 40 % de las solicitudes son respondidas a satisfacción.

A partir los resultados y con el criterio que aparece a continuación se debe determinar si se continua o no con el proveedor que se este evaluando en relación a los resultados obtenidos: